Equipo de Experiencias · XPS

Manual de Gestión de Partners en HubSpot

Una guía práctica y única fuente de verdad para que todo el equipo cargue, gestione y haga seguimiento de los prestadores de la misma forma —desde la búsqueda previa hasta la baja, pasando por el pipeline y la gestión diaria.

Gestión de PartnersPipeline comercialBuenas prácticas

Documento: Capacitación interna
Sistema: HubSpot CRM
Versión: 1.0 · 2026

Para quién es

Para todo el equipo de Experiencias (XPS) que crea, gestiona o hace seguimiento de Partners en HubSpot.

Cómo usarlo

Leelo de principio a fin la primera vez; después usá el buscador lateral para volver a la sección que necesites.

Qué vas a lograr

Cargar datos sin duplicados, mover el pipeline con criterio y dejar todo registrado dentro de la ficha del Partner.

01 · Introducción

Bienvenido/a al proceso de Partners

Antes de entrar en el paso a paso, conviene tener claro qué herramienta usamos, qué representa un Partner dentro del modelo, y por qué la disciplina en la carga de datos no es un detalle menor.

¿Qué es HubSpot?

El CRM donde vive toda la información comercial y operativa de los prestadores de Bigbox: datos de contacto, etapa comercial, acuerdos y seguimiento diario.

¿Qué es un Partner?

Cada prestador (hotel, restaurante, espacio de experiencias) con el que Bigbox tiene o busca tener un acuerdo comercial. Es el objeto central del modelo en HubSpot.

¿Por qué importa cargar bien?

Los datos de Partners alimentan reportes, decisiones comerciales y la operación diaria de todo el equipo de Experiencias. Un dato mal cargado se propaga.

Objetivos de este manual

Buenas prácticas

Saber buscar antes de crear, para evitar duplicados.
Completar correctamente las propiedades obligatorias del Partner.
Entender el pipeline comercial y cuándo avanzar de etapa.
Usar Notas y Tareas de forma consistente en la gestión diaria.
Saber cuándo crear un Negocio y cuándo registrar una acción corporativa.
Ejecutar correctamente el flujo de baja de un Partner.

Regla de oro del manual

Toda la gestión del Partner —su historia, sus reuniones, sus acuerdos— debe quedar registrada dentro de su ficha en HubSpot. Si no está en HubSpot, para el resto del equipo no existió.

02 · Antes de crear un Partner

Primero, buscá. Después, creá.

Crear un Partner duplicado es el error más frecuente y el más costoso: rompe el historial, confunde reportes y duplica trabajo. Por eso la búsqueda previa es un paso obligatorio, no opcional.

Regla operativa

No se debe crear un Partner nuevo sin realizar previamente una búsqueda manual del prestador en HubSpot.

Cómo llegar a Partners

En el menú lateral de HubSpot, entrá a CRM → Partners. Ese es el objeto donde vive toda la información de los prestadores.

Cómo llegar a Partners desde el menú CRM.

Una vez dentro, asegurate de seleccionar el Pipeline Alta de Partners en el selector de pipelines. Es el pipeline donde vas a buscar y gestionar el alta de nuevos prestadores.

Seleccioná el Pipeline Alta de Partners antes de buscar.

Cómo buscar correctamente

1Ingresá a Partners → Todos los Partners.
2Buscá por Nombre del Prestador o Sitio web, probando variantes del nombre (abreviaturas, con o sin “Hotel”, “Restaurante”, etc.).
3Si el Partner ya existe, no crear un registro nuevo: trabajá sobre el existente.
4Si hay dudas (nombre parecido, mismo sitio web), revisá el registro existente antes de avanzar.

Búsqueda del prestador desde Partners → Todos los Partners.

Errores frecuentes

Crear el Partner directamente sin buscar primero.
Buscar solo por el nombre exacto, sin probar variantes ("Don Julio" vs. "Restaurante Don Julio").
No revisar el sitio web cuando el nombre genera dudas.
Ignorar un posible duplicado en lugar de documentarlo con una nota o tarea.

Tip

Si detectás un posible duplicado pero no estás seguro/a, no lo borres ni lo ignores: dejá una nota en el registro explicando la duda, para que quede trazabilidad de la revisión.

03 · Crear un Partner

Dar de alta el registro

Una vez confirmado que el prestador no existe, se crea el registro. En esta etapa solo es obligatorio cargar lo mínimo para identificarlo: el resto de los datos se completan a medida que avanza el pipeline.

1Desde Partners → Todos los Partners, hacé clic en Agregar partner (esquina superior derecha).
2Completá Nombre del Prestador y Sitio web.
3Indicá el Origen del partner: cómo llegó (formulario, wishlist, referido, prospección, Woki, Covermanager).
4El sistema lo ubica automáticamente en la etapa Prospecto, sub-etapa Detectado.
5Guardá el registro. A partir de acá, toda la gestión continúa dentro de esta misma ficha.

Formulario de alta: nombre, sitio web y origen del partner.

Mínimo para crear

Nombre del Prestador, Sitio web y Origen del partner. Todo lo demás (clasificación, categoría, KAM, etc.) se completa más adelante, según la etapa del pipeline en la que se encuentre.

04 · Datos obligatorios del Partner

Diccionario de propiedades

Propiedades de la ficha del Partner. No todas se completan al crear el registro: muchas se cargan progresivamente según avanza el pipeline.

Datos del Partner

Nombre del Prestador

Nombre comercial del prestador.

Ej. Don Julio

ID de Partner

Identificador único asignado al ganar el Partner.

Ej. 1130

Sitio Web

Web oficial del prestador, clave para evitar duplicados.

Ej. www.donjulio.com.ar

Clasificación

Nivel del Partner según su relevancia comercial.

Ej. Tier 1

Origen partner

Cómo llegó el prestador a Bigbox.

Ej. Wishlist / Referido / Prospección

Categoría

Rubro al que pertenece el prestador.

Ej. Gastronomía

Boxes

Cajas/productos de Bigbox en los que participa.

Ej. Gourmet, Fusión

Propietario

Ejecutivo responsable de la cuenta una vez ganada.

Ej. Sofía Kirchner

Hunter

Persona que originó/cazó el contacto comercial.

Ej. Juan Pérez

Ubicación

Provincia donde opera el Partner.

Ej. Buenos Aires

Premios

Premios o reconocimientos relevantes del Partner.

Ej. Guía Michelin · Latin America's 50 Best

Partner BIP

Indica si pertenece al programa BIP.

Ej. Sí / No (solo Argentina)

Etapa del pipeline

Estado comercial actual del Partner.

Ej. Prospecto · Contacto activo · Ganado

Fecha de alta

Fecha en la que el Partner pasó a estado Ganado.

Ej. 14/03/2026

Sobre "Origen partner"

Tiene valores cerrados: Wishlist, formulario new partner, referido, prospección, Woki o Covermanager. Elegí siempre el que más se ajuste; no dejes este campo vacío.

Baja de Partners

Partner activo

Indica si el Partner continúa operativo.

Ej. Sí / No

Fecha de baja

Fecha en que se registró la baja.

Ej. 02/06/2026

Tipo de baja

Define si la baja es recuperable o definitiva.

Ej. Recuperable / Definitiva

Motivo de baja

Razón por la cual el Partner dejó de operar.

Ej. Cierre de local · No renovó acuerdo

Tipos de experiencia corporativa

Identifica qué experiencias corporativas ofrece el Partner. Es un campo de selección múltiple (multi-select) dentro de su ficha.

Envío nacionalCenas grupalesTeam buildingWorkshopsEventos in-companyRegalos empresariales

Tip

Seleccioná todas las opciones que apliquen. Un mismo Partner puede ofrecer más de un tipo de experiencia.

05 · Pipeline de Partners

El camino de un Partner, de un vistazo

Cinco etapas. El estado del pipeline debe reflejar siempre la situación real del prestador.

Etapa 1

Prospecto

Cuenta detectada, todavía sin contacto validado.

Campos obligatorios

Nombre del prestador
Sitio web
Origen del partner
Etapa prospecto

Avanza cuando: hay un llamado o reunión real con el prestador.

Etapa 2

Contacto activo

Hubo contacto válido y al menos un llamado o reunión.

Campos obligatorios

Etapa de contacto activo
Hunter
Ubicación

Avanza cuando: se envía el acuerdo comercial al prestador.

Etapa 3

Acuerdo enviado

El acuerdo fue enviado y está a la espera de firma.

Campos obligatorios

Sin campos obligatorios.

Avanza cuando: el prestador firma el acuerdo.

Etapa 4

Acuerdo firmado

El hunter realiza el onboarding al KAM asignado.

Campos obligatorios

Sin campos obligatorios.

Avanza cuando: el hunter completa el onboarding al KAM.

Etapa 5

Ganado

Proceso completo: partner activo en la web.

Campos obligatorios

Partner derivado
Capacitación realizada
Partner activo? = Sí
Id, clasif., categoría, boxes
Fecha alta · Ejecutivo

Etapa final. El partner queda activo y operando.

Vista del pipeline de Partners en HubSpot, con las etapas y registros asociados.

Sub-etapas internas

Dentro de Prospecto

Detectado
Primer contacto enviado
Rechazado
Partner dado de baja

Dentro de Contacto activo

1ª reunión realizada
Propuesta armada
Sin avance / pausado

Reglas generales del pipeline

No avanzar de etapa “para completar después”: cada campo obligatorio se carga antes de avanzar.
El estado del pipeline debe reflejar siempre la situación real del partner, no la deseada.
Si el partner rechaza la propuesta, el registro permanece en Prospecto — documentar fecha y motivo en una nota.
Nunca eliminar un Partner: el historial se conserva para reportes y trazabilidad.

06 · Contactos

Las personas detrás del Partner

Un Partner es la empresa o el local; los Contactos son las personas con las que efectivamente nos comunicamos. Sin contactos asociados, la operación diaria se vuelve imposible.

Cómo asociarlos

1Ingresá a la ficha del Partner.
2En la tarjeta de Contactos (lateral derecho), hacé clic en Agregar.
3Buscá si el contacto ya existe en HubSpot; si no, creá uno nuevo con nombre, cargo, mail y teléfono. En el campo "¿A quién pertenece?" completá siempre EXPERIENCIAS.
4Confirmá la asociación con el Partner correspondiente.

Dónde agregar contacto.

Formulario para alta de contacto.

El mail siempre actualizado

El correo del contacto es el canal que vamos a usar para todas las comunicaciones futuras, tanto con Partners como con prospectos. Mantenelo siempre cargado y al día: si una persona cambia de mail o deja la empresa, actualizá el contacto en el momento. Un mail desactualizado equivale a perder el canal de comunicación con esa cuenta.

Estado contacto XPS

En la vista de contactos hay un campo llamado Estado contacto XPS. Sirve para marcar cuando una persona ya no está en ese lugar (cambió de empresa, dejó el puesto, etc.) en lugar de eliminar el contacto. Así conservamos el historial y evitamos borrar información que puede seguir siendo útil.

Por qué son importantes

Son el canal real de comunicación y operación diaria con el prestador.
Permiten que cualquier persona del equipo retome el contacto sin depender de una sola persona.
Son requisito implícito para avanzar de "Prospecto" a "Contacto activo": sin un contacto válido, no hay reunión ni llamado posible.

Errores frecuentes

Avanzar a "Contacto activo" sin haber asociado a ningún contacto.
Crear un contacto duplicado en lugar de buscar si ya existía.
Dejar el contacto sin asociar al Partner correspondiente.

07 · Negocios

Cuándo sí, cuándo no

Los Negocios son un objeto aparte del pipeline de Partners. Sirven para registrar y medir acuerdos comerciales puntuales, no para la gestión operativa del día a día.

Cuándo SÍ se crea un Negocio

Cuando existe un objetivo comercial concreto: un Acuerdo BIP, una Landing, o una Campaña puntual (Hot Sale, San Valentín, etc.).

Regla clave

El negocio es por experiencia: si hay un acuerdo BIP para Fusión y otro para Experiencia Gourmet, se cargan dos negocios distintos, uno por cada acuerdo.

Cómo crear un Negocio

1Ingresá al Partner correspondiente.
2En la tarjeta Partners (lateral derecho), hacé clic en Agregar.
3Nombrá el negocio como [Nombre Partner] - [Tipo de acuerdo].
4Seleccioná el pipeline Negocios – Experiencias.
5Completá Tipo de acuerdo y Ejecutivo (ambos obligatorios).

Alta de un Negocio en el pipeline Negocios – Experiencias.

Estructura del negocio

Asociado a 1 PartnerTipo de acuerdo *Propietario (owner) *Pipeline: Negocios ExperienciasEtapaFechas de inicio / finLink landing

Tipos de acuerdo válidos: Acuerdo BIP · Landing · Campaña (Hot Sale, San Valentín, etc.)

Campos según el tipo de acuerdo

Además de los campos comunes, cada tipo de acuerdo exige completar datos específicos:

Oferta

Completá la Box y el % de descuento sobre PDV (precio de venta al público).

Acuerdo BIP

Completá la Box y el % de descuento sobre tarifa real.

Landing

Completá el link de la landing.

Etapas posibles: Detectado → En negociación → Acuerdo activo → Acuerdo finalizado / Perdido-cancelado.

08 · Baja de Partner

Cuando un Partner se da de baja

Dar de baja un Partner no significa borrarlo. El registro se conserva siempre para mantener historial, reportes y trazabilidad.

1Partner pide la baja

2Marcar activo = No

3Completar motivo y fecha

4Vuelve a Prospecto

Pasos del flujo

1Marcar Partner activo? = No.
2Completar Motivo de baja.
3Completar Fecha de baja.
4El registro vuelve a la etapa Prospecto.

Baja del Partner: activo = No, con motivo y fecha completos.

Importante

Nunca elimines el Partner. El historial se conserva para reportes y análisis futuros, incluso si el prestador no vuelve a operar con Bigbox.

09 · Gestión diaria

Notas y Tareas

La gestión diaria del Partner debe quedar registrada directamente en su ficha en HubSpot. Para eso usamos dos herramientas con propósitos distintos: Notas y Tareas.

Notas — dejan registro

Se usan para documentar algo que ya pasó: una reunión, un llamado, un rechazo, un cambio acordado, contexto comercial u operativo.

Tareas — hacen seguimiento

Se usan para algo pendiente: enviar un acuerdo, hacer seguimiento post reunión, coordinar una capacitación, recontactar al partner.

¿Cuándo usar ambas?

Cuando una acción ya ocurrida genera un pendiente. Ejemplo: tuviste una reunión (creás una Nota con el resumen) y de ahí surge que hay que enviar el acuerdo (creás además una Tarea con fecha de vencimiento).

Buenas y malas notas

La diferencia entre una nota útil y una inútil no es la extensión: es la precisión. Compará estos dos ejemplos sobre la misma reunión.

Buen ejemplo

12/03/2026 — Reunión con María (gerente) en sede Palermo.

Interesados en sumarse al Box Gourmet. Piden ver ejemplo de menú degustación antes de avanzar.

Próximo paso: enviar propuesta antes del 18/03 (ver tarea asociada).

Mal ejemplo

Hablé con el restaurante, todo bien, después vemos.

Por qué importa la diferencia

La buena nota responde quién, cuándo, qué se acordó y cuál es el próximo paso.
La mala nota no permite a otra persona del equipo retomar el caso sin volver a llamar al partner.
Sin fecha ni contexto, una nota ambigua pierde todo su valor como historial.

Línea de tiempo de Notas y Tareas dentro de la ficha del Partner.

Template de nota

Copiá y pegá esta estructura cada vez que crees una nota de acción corporativa. La disciplina de uso es lo que mantiene los reportes confiables.

Template estándar para registrar una acción corporativa.

Ejemplo completo del template con datos cargados.

10 · Gestión diaria

Registro de reuniones

Cada reunión con el Partner se documenta como una Nota en su ficha, incluyendo la fecha, los participantes, lo que se acordó y el próximo paso. Cuando de la reunión surge un pendiente, se asocia además un seguimiento para no perder la continuidad.

Registro de una reunión como nota, con fecha y próximo paso.

Detalle del seguimiento asociado a la reunión registrada.

11 · Acciones corporativas

Cenas, envíos, team buildings

Las acciones corporativas tienen un campo estructurado para clasificarlas, y se documentan con una nota siguiendo un template fijo. El objetivo: trazabilidad histórica y reportes sin depender de texto libre suelto.

1En la ficha del Partner, abrí la sección Acciones corporativas.
2Seleccioná el Tipo de experiencia corporativa (multi-select): Cena grupal, Team building, Envío nacional, Eventos in-company o Regalos empresariales.
3Creá una Nota usando el template estándar (ver abajo) con el detalle cualitativo.
4Si queda un seguimiento pendiente, sumá además una Tarea.

Buena práctica

Una nota por acción. No mezcles dos cenas grupales distintas en la misma nota: así cada registro queda buscable y medible de forma independiente.

Regla

Usá siempre el encabezado [Acción corporativa] al inicio de la nota: facilita filtrar y encontrar este tipo de registros entre todas las notas del Partner.

12 · Buenas prácticas y errores frecuentes

Checklist general

Un resumen rápido de los hábitos que mantienen la información del equipo confiable. Volvé a esta sección cada vez que tengas dudas.

Buenas prácticas

Buscar antes de crear un Partner nuevo.
Completar todos los campos obligatorios de cada etapa.
Registrar reuniones y llamados como Notas, siempre con fecha.
Crear Tareas con responsable y fecha de vencimiento.
No eliminar Partners, incluso si se dan de baja.
Asociar al menos un Contacto antes de pasar a "Contacto activo".
Usar el template estándar para acciones corporativas.
Crear un Negocio por cada acuerdo/experiencia, no uno genérico.
Mantener el estado del pipeline alineado con la situación real.

Si tenés dudas

Ante cualquier duda sobre en qué etapa cargar algo, preguntate: “¿esto refleja la situación real del Partner hoy?” Si la respuesta es no, no avances el pipeline todavía.

Preguntas frecuentes

No lo elimines directamente: avisá al referente del equipo para fusionar los registros sin perder historial. A futuro, recordá siempre buscar por nombre y sitio web antes de crear (sección 02).

Entrá a la ficha del Partner, agregá el contacto desde la tarjeta correspondiente y dejá una nota breve aclarando que fue una corrección. No es necesario retroceder el pipeline, solo completar el dato.

Movelo a "Acuerdo enviado" apenas lo recuerdes. Si pasó mucho tiempo, agregá una nota indicando la fecha real de envío para mantener la trazabilidad correcta.

No. El registro permanece en "Prospecto". Documentá la fecha del contacto y el motivo del rechazo en una nota — la baja es un flujo distinto, reservado para partners que ya estuvieron activos.

Solo cuando hay un objetivo comercial concreto (Acuerdo BIP, Landing o Campaña). Si es una experiencia nueva o un cambio operativo, va como nota o tarea dentro del Partner, no como Negocio.

No. Marcalo como inactivo siguiendo el flujo de baja (sección 08) y completá motivo y fecha. El historial se conserva siempre para reportes.

Eso es todo

Con este manual ya tenés el proceso completo de punta a punta. Ante cualquier caso que no esté cubierto acá, consultá con tu referente de equipo antes de improvisar una solución.