Manual de Gestión de Partners en HubSpot

Objetivos de este manual

Un HubSpot por país

Argentina, Chile, México, Perú y Uruguay tienen cada uno su propia cuenta de HubSpot. El proceso es el mismo en todos, y en todos el objeto Partners tiene cuatro pipelines:

Cómo llegar a Partners

En el menú lateral de HubSpot, entrá a CRM → Partners. Ese es el objeto donde vive toda la información de los prestadores.

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Una vez dentro, asegurate de seleccionar el Pipeline Alta de Partners en el selector de pipelines. Es el pipeline donde vas a buscar y gestionar el alta de nuevos prestadores.

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Cómo buscar correctamente

1. 1Ingresá a Partners → Todos los Partners.
2. 2Buscá por Nombre del Partner o Sitio web, probando variantes del nombre (abreviaturas, con o sin “Hotel”, “Restaurante”, etc.).
3. 3Si el Partner ya existe, no crear un registro nuevo: trabajá sobre el existente.
4. 4Si hay dudas (nombre parecido, mismo sitio web), revisá el registro existente antes de avanzar.

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Errores frecuentes

1. 1Desde Partners → Todos los Partners, hacé clic en Agregar partner (esquina superior derecha).
2. 2Completá Nombre del Partner y Sitio web.
3. 3Indicá el Origen: cómo llegó (Formulario newpartner, Prospección, Wishlist, Referido, A recuperar, Woki o Covermanager).
4. 4El sistema lo ubica automáticamente en la etapa Prospecto, sub-etapa Detectado.
5. 5Guardá el registro. A partir de acá, toda la gestión continúa dentro de esta misma ficha.

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Datos del Partner

Campos que cambian según el país

Baja de Partners

Tipos de experiencia corporativa

Identifica qué experiencias corporativas ofrece el Partner. Es un campo de selección múltiple (multi-select) dentro de su ficha.

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Sub-etapas internas

Prospecto y Contacto activo tienen una sub-etapa que indica en qué punto exacto está el Partner. Se cargan en los campos Etapa prospecto y Etapa contacto activo, y las opciones cambian según el país:

New Partners: prestadores que llegan por formulario

Es un New Partner todo prestador cuyo Origen es Formulario newpartner o Woki: no lo salimos a buscar, llegó solo. El objetivo es contactarlo rápido y decidir si aplica para Bigbox.

1. 1El registro entra al Pipeline Alta de Partners en etapa Prospecto, con Origen = Formulario newpartner.
2. 2Si el origen es Formulario newpartner, cuando se le asigna un Propietario HubSpot crea automáticamente (a los 5 minutos) la tarea “Iniciar secuencia de contacto - New Partner”.
3. 3Desde la ficha del contacto, inscribilo en la secuencia New Partners - Primer contacto (botón Más → Inscribir en secuencia) y cerrá la tarea.
4. 4Completá Clasificación newpartner: Pendiente mientras lo evaluás, Aplica si avanza como prospecto, o No aplica si se descarta.
5. 5Si aplica, sigue el pipeline normal (Contacto activo → Acuerdo enviado → …). Si no aplica, dejá una nota con el motivo.

Onboarding: mail de bienvenida al Partner

Cuando un Partner se da de alta, el onboarding le envía de forma automática un mail de bienvenida con todo el detalle que necesita para empezar a operar con Bigbox. Sirve en los dos casos:

• Partner derivado: el Hunter lo consiguió y lo pasa a otro Ejecutivo, que queda como Propietario.
• Partner propio: el mismo Ejecutivo que dio el alta lo sigue gestionando, y queda como Hunter y como Propietario.

Qué tiene que estar cargado para que salga el mail

En la ficha del Partner, tarjeta Onboarding (lateral izquierdo), y en la tarjeta Contactos (lateral derecho):

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Qué pasa después

Cómo asociarlos

1. 1Ingresá a la ficha del Partner.
2. 2En la tarjeta de Contactos (lateral derecho), hacé clic en Agregar.
3. 3Buscá si el contacto ya existe en HubSpot; si no, creá uno nuevo con nombre, cargo, mail y teléfono. En el campo "¿A quién pertenece?" completá siempre EXPERIENCIAS.
4. 4Confirmá la asociación con el Partner correspondiente.

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Por qué son importantes

• Son el canal real de comunicación y operación diaria con el prestador.
• Permiten que cualquier persona del equipo retome el contacto sin depender de una sola persona.
• Son requisito implícito para avanzar de "Prospecto" a "Contacto activo": sin un contacto válido, no hay reunión ni llamado posible.

Errores frecuentes

Cómo crear un alta de experiencia

1. 1Ingresá a la ficha del Partner.
2. 2En la tarjeta Partners (lateral derecho), hacé clic en Agregar.
3. 3Nombrá el registro como [Nombre Partner] - [Experiencia].
4. 4Seleccioná el pipeline Altas de Experiencias.
5. 5Completá Tipo de experiencia, Boxes, Categoría y Alta objetivo trimestral.

Etapas

En Argentina la quinta etapa se llama Pendiente de aprobación porque la experiencia pasa por una revisión de calidad antes de publicarse (ver abajo). En el resto de los países se llama Pendiente de carga.

Campos de la experiencia

Campañas

Revisión de calidad (solo AR)

En Argentina, antes de publicar una experiencia se revisa su calidad. La revisión se registra en tres campos:

Qué cuenta en el Dashboard de Objetivos

Cómo crear un Negocio

1. 1Ingresá al Partner correspondiente.
2. 2En la tarjeta Partners (lateral derecho), hacé clic en Agregar.
3. 3Nombrá el negocio como [Nombre Partner] - [Tipo de negocio].
4. 4Seleccioná el pipeline Negocios.
5. 5Completá Tipo de negocio y Propietario (ambos obligatorios), y las fechas del acuerdo.

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Tipos de negocio por país

Campos del negocio

Campos extra en Argentina

Etapas y qué cuenta en el dashboard

Cómo crear una acción B2B - MKT

1. 1Ingresá a la ficha del Partner.
2. 2En la tarjeta Partners (lateral derecho), hacé clic en Agregar.
3. 3Nombrá el registro como [Nombre Partner] - [Acción].
4. 4Seleccioná el pipeline B2B - MKT.
5. 5Completá Tipo de acción, Fecha de solicitud, Fecha del evento y Detalle de la acción.

Etapas por país

Campos de la acción

Pasos del flujo

1. 1Completá Fecha de baja, Tipo de baja (Recuperable o Definitiva) y Motivo de baja.
2. 2Marcá Partner activo? = No.
3. 3El registro vuelve a Prospecto con sub-etapa Partner dado de baja. En AR y MX lo hace HubSpot automáticamente y deja una nota con la fecha y el motivo; en CL, PE y UY hacelo a mano y dejá vos la nota.
4. 4Avisale al Partner que quedó dado de baja y marcá Notificación baja enviada = Sí.

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Recuperable o definitiva

• Recuperable: el Partner podría volver (por ejemplo, cerró por temporada). Si más adelante se lo vuelve a contactar, su Origen pasa a A recuperar.
• Definitiva: no va a volver (cerró el local, no quiere trabajar con Bigbox).

Buenas y malas notas

La diferencia entre una nota útil y una inútil no es la extensión: es la precisión. Compará estos dos ejemplos sobre el mismo llamado.

Por qué importa la diferencia

• La buena nota responde quién, cuándo, qué se acordó y cuál es el próximo paso.
• La mala nota no permite a otra persona del equipo retomar el caso sin volver a llamar al partner.
• Sin fecha ni contexto, una nota ambigua pierde todo su valor como historial.

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1. 1En la ficha del Partner, entrá a Actividades → Reuniones y hacé clic en Registrar reunión (o usá el botón Reunión debajo del nombre).
2. 2Completá Asistentes, Resultado de la reunión (Completada), la hora de comienzo y la duración.
3. 3En el cuerpo, usá el template: persona que se sumó, resumen, fecha y próximos pasos.
4. 4Revisá que esté asociada al Partner. Si queda un pendiente, tildá la opción de crear una tarea de seguimiento.

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1. Conectar Gmail

1. 1En HubSpot, hacé clic en el ícono de Configuración (el engranaje de la barra superior).
2. 2En el menú de la izquierda, dentro de Tus preferencias, entrá a General y abrí la pestaña Correo.
3. 3Hacé clic en Conectar cuenta de correo y elegí Gmail.
4. 4Revisá el aviso de la integración y hacé clic en Continuar.
5. 5Elegí tu cuenta de Google de Bigbox, revisá los permisos y hacé clic en Permitir.

2. Conectar Google Calendar

Para conectar el calendario, primero tiene que estar conectado tu correo (paso 1).

1. 1En Configuración → General, abrí la pestaña Calendario.
2. 2Hacé clic en Conectar mi calendario y elegí Google / Gmail.
3. 3Revisá el aviso y hacé clic en Aceptar y conectar a Google.
4. 4Elegí tu cuenta de Google de Bigbox, revisá los permisos y hacé clic en Permitir. HubSpot te lleva al panel de reuniones: ahí ya está conectado.

3. Opcional: extensión de HubSpot para Gmail

Si escribís los mails desde Gmail y no desde HubSpot, instalá la extensión HubSpot Sales para Chrome. Te permite registrar y hacer seguimiento de cada mail sin salir de Gmail.

1. 1En la Chrome Web Store, buscá HubSpot Sales y hacé clic en Agregar a Chrome.
2. 2Iniciá sesión con tu usuario de HubSpot cuando la extensión te lo pida.
3. 3Al escribir un mail en Gmail, dejá tildadas las opciones Registrar y Seguimiento para que quede en HubSpot.

4. Opcional: reuniones con link de Google Meet

Podés crear la reunión desde HubSpot y que genere el link de Meet solo. Para eso necesitás el calendario conectado (paso 2) y la app de Google Meet conectada a tu usuario (es una conexión individual, desde el Mercado de aplicaciones de HubSpot).

1. 1En la ficha del contacto o del Partner, hacé clic en Reunión.
2. 2Completá los datos de la reunión y los invitados.
3. 3En Ubicación, elegí Google Meet.
4. 4Guardá la reunión: HubSpot genera el link de Meet y la envía a tu calendario.

Qué reuniones se registran solas

Con el calendario conectado, una reunión se carga sola en HubSpot cuando:

Para que cuente en el Partner

1. 1En la ficha del Partner, abrí la sección Acciones corporativas.
2. 2Seleccioná el Tipo de experiencia corporativa (selección múltiple): Envío nacional, Cenas grupales, Team building, Workshops, Eventos in-company o Regalos empresariales.
3. 3Creá una Nota usando el template estándar (ver abajo) con el detalle cualitativo.
4. 4Si queda un seguimiento pendiente, sumá además una Tarea.

Template de nota

Usá esta estructura cada vez que crees una nota de acción corporativa. La disciplina de uso es lo que mantiene los reportes confiables.

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Preguntas frecuentes